Una fira, una oportunitat per establir contactes

Després del parèntesi motivat pel número especial d'IMEX del mes de març, reprenem ara la segona part del reportatge “Com aprofitar al màxim la participació en un certamen?”. Un cop analitzades totes les qüestions que cal tenir en compte abans de la fira, arriba el moment de gestionar les actuacions que cal desenvolupar durant els dies que duri el saló. Lliurar catàlegs amb informació actualitzada o mantenir entrevistes amb els clients són algunes de les activitats que cal no oblidar.

En el reportatge del número 28 de febrer de 2004 (Una bona organització, clau de l'èxit per triomfar en una fira) es va posar de manifest que un certamen és un instrument de promoció al qual se li pot treure un alt benefici, però la participació al saló no és pas una qüestió que s'hagi d'improvisar. Un cop s'ha decidit en quin esdeveniment es vol participar cal preparar altres qüestions com ara: seleccionar els productes a exposar, preparar un catàleg, enviar passades i invitacions als principals clients o seleccionar el personal que rebrà els visitants, etc.
També cal ser conscient que davant del gran nombre d'estands i el poc temps per visitar la zona d'exposició és molt important que la nostra caseta tingui un disseny atractiu que aconsegueixi cridar l'atenció del visitant. En aquest mateix sentit, cal destacar les innovacions i productes nous de l'empresa, així com oferir una informació interessant i útil. Tampoc cal oblidar que tot el personal de l'estand haurà de conèixer els objectius de la companyia i exposar-los amb claredat.
A més de la informació verbal que es pugui transmetre, resulta molt positiu que es reparteixin catàlegs, fulletons i targetes de visita, ja que això permetrà que el visitant retingui les dades durant més temps i pugui consultar-les quan acabi la fira. Durant un certamen es comuniquen moltes idees, per això intentar «fixar» les més rellevants és de gran utilitat. En aquest sentit, convé recordar que cal ser sincer amb la informació que es lliura, no s'ha d'oferir més del que realment es pot complir, ja que al mercat actual un client no perdonarà que se l'hagi enganyat.
D'altra banda, cal decidir quins són els productes que voleu presentar a la fira i haureu de posar a disposició dels visitants diverses unitats perquè puguin veure'ls, manejar-los i provar-los. A més, cal assumir que el públic «manosejarà» la mercaderia i l'empresari hi ha de comptar. Si no està disposat a fer que els productes es deteriorin, embrutin o facin malbé és millor que no els porti.
Així mateix, haurà d'estudiar la col·locació dels productes i serveis i la il·luminació que rebran dins de l'estand. En aquest sentit, cal conèixer la normativa concreta que regeix cada certamen i que afecta qüestions com els tràmits de venda de les mercaderies, condicions per als transportistes o les normes de decoració de les casetes, entre d'altres aspectes.
Objectiu prioritari: fer contactes
El gran actiu de les fires són els contactes personals, per tant l'empresa ha de fer tot allò necessari perquè s'aconsegueixin el màxim nombre possible d'entrevistes. Antonio Valenti de l'Assessoria en Comerç Internacional Caltres assenyala a l'informe Fires Internacionals: com optimitzar la seva presència en una fira que «hi ha la teoria que una fira serveix per vendre. Probablement, a molts països les dificultats duaneres dels quals a la importació fan que sigui només possible vendre un producte quan està exposat en un saló, puguin tenir raó. Però la realitat de les fires és que són els punts de trobada on l'empresa té l'oportunitat de fer un gran nombre de contactes i localitzar persones i empreses que s'interessin pels seus productes».
En relació amb això cal recordar que els visitants desitgen contactar amb un gran nombre d'expositors en el menor temps possible, per tant cal saber quina és la informació que més interessa a cadascú i centrar-se només en les dades que resultin d'interès. Això ajudarà que no es formin aglomeracions entorn de l'estand, ja que veure massa gent esperant no ofereix en absolut una imatge eficaç de l'empresa ia més fa que clients potencials passin de llarg.
També és molt important que s'emporti un registre de tots els contactes que es generen durant la fira. Per això es poden preparar unes fitxes en què s'incloguin les dades d'aquelles persones a qui s'ha atès com el nom, el telèfon i l'adreça, a més d'una petita avaluació de l'entrevista.
Depenent del pressupost amb què es compti, es pot valorar la possibilitat de lliurar un petit obsequi a les persones que s'acostin a l'estand, això transmetrà una bona imatge de l'empresa i ajudarà que es recordi de manera especial els productes o serveis oferts.
Una fira representa també una oportunitat excepcional per conèixer en profunditat el sector al qual pertany l'empresa. Així, és important que recorri la fira, analitzi la competència, vegi els nous productes, i prengui notes per poder comparar la situació de les entitats amb què rivalitza.
La feina segueix quan acaba la fira
Un cop es clausura la fira ja s'haurà realitzat una bona part de la feina que comporta participar en un certamen. Tot i això, encara quedaran per gestionar algunes tasques. En aquest mateix sentit es manifesta Antonio Valenti, que assegura que "encara que la fira conclogui, podem afirmar que realment no s'acaba, ja que cal fer encara una llarga sèrie d'accions que permetin treure el màxim profit de la inversió que s'ha realitzat".
El primer que cal fer és mantenir una reunió amb tot l'equip per analitzar els errors i els encerts. A més, és important que s'estudiïn els resultats i comproveu si s'han complert els objectius marcats. Per contra, s'han de tenir en compte els errors perquè no es tornin a repetir.
Juli Simón, director general de PROFEI SL, empresa que es dedica a l'organització de fires, recomana que després de la clausura del saló s'elabori un informe compost per una part tècnica on s'examinin qüestions com: els punts forts i febles del certamen, els problemes sorgits, l'actitud del personal de l'estand, una descripció de la competència o una comparativa amb fires. A més, Simón aconsella que es faci un petit reportatge fotogràfic de tots els estands i s'analitzin els resultats obtinguts a curt, mitjà i llarg termini.
Diversos experts coincideixen també a assenyalar que és fonamental enviar com més aviat millor una carta d'agraïment a tots els contactes així com qualsevol informació sobre els productes de l'empresa que haguessin sol·licitat durant la fira.
Antonio Valenti també afegeix que "transcorregut un temps prudencial, s'haurà de preparar un pla de visites personals als clients als quals s'han enviat les ofertes per intentar tancar el màxim nombre d'operacions".
Més enèrgics es mostren des d'Ifema, on asseguren que «quan finalitza la fira és quan realment comença la feina. Cal fer un seguiment comercial dels contactes obtinguts durant el desenvolupament del certamen. La fira és habitualment només el punt de començament. Tota la feina posterior és la que farà possible rendibilitzar al màxim la participació en un saló».