Missions Comercials: Porta d´entrada a nous mercats

Les missions comercials suposen per a l'empresari exportador una eina fonamental per conèixer de primera mà un mercat on té intenció d'implantar-se. Tot i això, per aprofitar-ho al màxim cal impulsar un pla d'acció que inclou des de la preparació del viatge fins al retorn a Espanya.

Una missió comercial és el nom que es dóna a un viatge de negocis que una empresa realitza a un país on pretén exportar els seus productes i/o serveis. Aquestes expedicions solen estar organitzades per associacions empresarials o altres organitzacions com les cambres de comerç o l'ICEX.
Les missions comercials van néixer fa uns 30 anys i són un instrument de gran utilitat que permet, entre altres qüestions, «conèixer de primera mà les necessitats de potencials clients, comprovar si es tracta d'un mercat idoni per a la comercialització d'un producte determinat, conèixer detalladament els canals de distribució o estudiar la competència», segons expliquen les Cambres de Comerç a la guia on line.
Quan una empresa ha decidit participar en una missió d'aquestes característiques el primer que ha de fer és documentar-se sobre aspectes que tenen a veure amb el país i sobre aquelles qüestions relacionades directament amb l'activitat de la companyia. Per a les Cambres de Comerç és fonamental que la informació recollida sigui «escarida i concisa» i s'ha de dirigir cap a dos camps fonamentals: sobre el sector o producte al mercat que cal visitar (volum d'importacions, consum, obstacles a la importació, barreres a l'exportació, informes-estudis de mercat…); i l'entorn sociocultural, econòmic i comercial del país (guies de negocis, guies de viatges, risc país, cultura i costums…).
Una altra qüestió important, segons assenyala la Cambra Oficial Espanyola de Comerç a Alemanya, és preparar fullets o catàlegs originals a l'idioma del país que es visita, així com llistats de preus. «També és recomanable fer referència al nostre escrit a la pàgina web de l'empresa, on es puguin veure els productes i les informacions en idioma alemany o anglès», afirma Marisol Ribes del Departament Jurídic i Tècnic de Comerç Exterior d'aquesta Cambra.
Abans de marxar també cal preparar un pla de visites. A la guia on line es recorda que «el temps és limitat, per tant una agenda de trobades ben dissenyada permetrà optimitzar al màxim l'estada al país». A més, aquesta institució reconeix que «disposar de bones bases de dades de potencials clients degudament actualitzades és una de les tasques més difícils i alhora més crítiques per al funcionament correcte de la missió», per això resulta de gran utilitat un dels serveis que ofereix la Cambra de Comerç Espanyola a Alemanya, ja que aquesta facilita la preparació d'una agenda per a les empreses espanyoles que viatgen. Així, Marisol Ribes explica que «una missió comercial requereix un període mínim de preparació de dos mesos, temps en què es duen a terme diverses gestions».
En primer lloc, aquesta institució confecciona una base de dades per a cadascuna de les companyies participants, un cop elaborada aquesta llista es fa un mailing que conté una presentació de l'empresa espanyola. "En el missatge s'inclou una carta en què es convida les entitats a assistir a la missió de la Cambra de Comerç a Frankfurt -detalla Ribes-, i s'ofereix la possibilitat que les firmes alemanyes interessades siguin visitades per les empreses espanyoles participants".
Després, la Cambra Espanyola a Alemanya fa un seguiment telefònic entre les empreses, que serveix per actualitzar els coneixements que es tenen sobre el mercat a Alemanya.
L'informe que finalment rep l'empresa espanyola conté, a més de l'agenda d'entrevistes, «informació actualitzada sobre el mercat en qüestió i alhora enfocada a les reaccions de les companyies alemanyes davant la presència d'entitats privades espanyoles», expressa Marisol Ribes.
Aquesta institució ofereix també la possibilitat de fer missions comercials individualitzades per a empreses, sense necessitat per tant de coordinació a Espanya amb Cambres o associacions. En aquest punt, i segons indica Andreas Marek, secretari general de la Cambra, "amb aquest servei es pretén oferir la possibilitat a totes les empreses espanyoles de poder establir els seus primers contactes a Alemanya, o si escau, de potenciar els ja existents".
Tot i això, de vegades és la pròpia empresa la que s'encarrega de l'elaboració de l'agenda, en aquest cas les Cambres de Comerç recomanen contactar amb Oficines Comercials, associacions empresarials, l'ICEX, Cambres a l'estranger o institucions del país de destinació.
Tot i això, a la guia sobre viatges comercials se suggereix no «deixar la nostra agenda exclusivament «en mans» d'aquestes institucions», i s'afegeix que convé utilitzar altres eines molt útils i gratuïtes en la majoria dels casos com són els directoris empresarials.
Una altra recomanació important és posar-se en contacte amb persones que hagin viatjat recentment al país en qüestió, ja que «això l'ajudarà a disposar de coneixements de primera mà sobre aquest», segons explica la guia.
Preparació de el viatge
Segons exposen les Cambres de Comerç, un aspecte fonamental per aconseguir l'èxit de les missions comercials és planificar amb cura el viatge i per això resulta fonamental tenir: uns objectius clars, una estratègia adequada i un itinerari correcte.
«A l'hora de dissenyar una estratègia –revelen des de la Cambra– cal tenir clar amb quines persones i en quins llocs s'han de concertar les entrevistes». Abans de partir caldrà tancar nombroses gestions com ara el desplaçament, els mitjans de transport a utilitzar a la destinació, l'allotjament, els requisits d'entrada i sortida de determinats països, les condicions de salubritat, les barreres idiomàtiques o fins i tot el clima.
En aquest sentit, la guia on line recomana «tenir un itinerari que permeti viatjar relaxats i arribar al país amb destinació serenos i calmats», ja que caldrà concentrar «totes les energies a fer una bona feina». Al fil d'això, cal considerar que en els viatges transoceànics el viatger arriba a la destinació cansada i necessitarà un període de temps per adaptar-se al nou horari.
Un cop al país de destinació, hi ha molts altres aspectes que l'empresari espanyol no ha de descuidar. Conéixer els costums així com les diferències ideològiques i culturals ajuda considerablement a oferir una imatge professional que redundarà en benefici de la companyia. A més, cal conèixer certes informacions de les empreses que es visiten, ja que això demostrarà interès en aquesta.
Pel que fa a les entrevistes, les empreses participants han d'estar disposades a desplaçar-se dins del país de destinació per visitar en cas necessari les entitats interessades. Per facilitar aquesta tasca la Cambra de Comerç Espanyola a Alemanya organitza els desplaçaments, reserva els hotels i cerca els intèrprets.
De tornada a l'oficina
Com passa quan es participa en una fira, serà al retorn de la missió comercial quan l'esforç realitzat es veurà transformat en acords concrets. Per això, caldrà elaborar un informe on es reculli la valoració dels objectius satisfets, els contactes comercials establerts i en general el grau d'aprofitament del viatge, s'explica a la guia on line.
"Amb totes aquestes dades s'han de prendre les decisions pertinents, bé siguin per descartar aquest país com a mercat o bé mitjançant l'elaboració d'un pla d'acció encaminat a la introducció dels nostres productes al segment adequat per a aquest país", s'explica des de les Cambres.
A més, cal no oblidar certs compromisos que s'han adquirit durant el viatge, com l'enviament de determinada documentació, per exemple, o remetre cartes d'agraïment per les reunions mantingudes.